ورود دادهها به جدول
حال که در سه درس قبلی با طراحی جداول در اکسس آشنا شدید و موفق شدید که اولین جدول خود را طراحی و در پایگاه داده قرار دهید موقع آن رسیده است که از جداول طراحی شده توسط خودتان استفاده کامل را ببرید یعنی داده ها خود را برای نگه داری و انجام عملیات در جداول خود وارد کنید و این موضوع یعنی وارد کردن داده هادرجدول و اصلاحات در آن ها موضوع درس این جلسه می باشد.
در ادامه این درس به بررسی راه کارهای موجود برای وارد کردن اطلاعات در جدول های طراحی شده خواهیم پرداخت. شاید ساده ترین و پرکاربردترین راه برای ورود داده ها, استفاده از حالت نمایشی Datasheet یا صفحه گسترده باشد.اگر تا به حال تجربه کارکردن با برنامه هایی مانند Microsoft Excel را داشته باشید حتما تشابه بسیار بین این برنامه و حالت نمایشی Datasheet خواهید دید. با استفاده از حالت نمایشی Datasheet به راحتی می توانید مقادیر را در سطرها (رکوردها) و ستون های (فیلدها) جدول وارد کنید.در این حالت نمایشی با ورود مقادیر در سطرها و ستون ها در واقع رکوردها و فیلدهای جدول را پر می کنید.
علاوه بر ورود داده های جدید هنگامی که خطایی در داده وارد شده مشاهده کنید یا وقتی بخواهید مقادیر را تغییر دهید با ید داده های موجود را اصلاح کنید. اکسس برای جستجو و اصلاح محتوای جدول ها, در حالت نمایشی Datasheet ابزارهای اصلاحی متعددی دارد. حالت نمایشی Datasheet علاوه بر ورود و اصلاح داده ها, می تواند در میان داده های مورد نظر جستجو کند.
مقدمات جهت افزودن داده ها به جدول :
هنگامی که با استفاده از حالت Design جدولی ایجاد کردید برای ورود داده ها به آن آمادگی خواهید داشت. پس اگر جدولی طراحی نکرده اید یک جدول طراحی کنید و اگر جدولی از پیش طراحی شده دارید مراحل زیر را طی کنید:
۱) از لیست جدول های موجود جدولی را که می خواهید داده ها را در آن وارد کنید انتخاب کنید, برای این کار کافی است بر روی نام جدول موردنظر یک بار کلیک کنید.
۲)برای باز کردن جدول روی کلید Open کلیک کنید.
اکسس جدول را در حالت نمایشی Datasheet نمایش می دهد. اگر اولین دفعه باشد که اقدام به وارد کردن داده در جدول موردنظر می کنید جدول به صورت خالی ظاهر می شود ولی اگر داده ای قبلا در آن وارد کرده باشید داده های موجود نیز نشان داده خواهند شد.
توجه: اگر قصد داشته باشید که تغییری در ساختار جدول ایجاد کنید باید بر روی دکمه Design کلیک کنید تا بتوانید قسمت های موردنظر خود را تغییر داده یا فیلدهای جدید خود را به آن اضافه کنید( در این مورد به صورت مفصل قبلا صحبت کرده ایم)
هنگامی که برای اولین بار حالت نمایشی Datasheet ظاهر می شود, اکسس نشانگر را در ابتدای نخستین فیلد در نخستین رکورد قرار می دهد.
ورود داده ها در جدول :
به طور حتم تا حالا متوجه شده اید که برای وارد کردن داده ها در جدول به مهارت خاصی نیاز ندارید. شروع به وارد کردن نخستین مقدار در جدول کنید تا اکسس آنرا از شما قبول کند. با استفاده از تمامی کلیدهای صفحه کلید می توانید به راحتی داده ها را در جدول وارد کرده و بین فیلدها و رکوردهای مختلف گشت بزنید.
توجه: اگر برای فیلدی خصوصیات ویژه ای را تعریف کرده باشید باید مطابق با آن عمل کنید. مثلا اگر طول فیلی را ۱۲ کاراکتر تعیین کرده باشید, اکسس فقط امکان ورود ۱۲ کاراکتر را به شما خواهد داد.
اگر توجه کرده باشید متوجه می شوید که هنگامی که شما شروع به وارد کردن اولین مقدار در نخستین فیلد رکورد کردید, اکسس به طور خودکار رکورد خالی بعدی را ایجاد می کند. بدین ترتیب می توانید پس از اتمام ورود داده در اولین رکورد به رکورد بعدی بروید. هم چنین اگر دقت کنید ستاره ای را در ابتدای رکورد خالی می بینید این ستاره به این معنا است که رکورد جدید بوده و خالی نمی باشد. اگر در این رکورد جدید داده ای وارد نکنید اکسس آن را در جدول ذخیره نخواهد کرد.
یکی از راه های متداول حدکت کردن در بین فیلدهای جدول استفاده از کلید Tab است اگر کلید Tab را فشار بدهید به فیلد بعدی موجود در جدول می روید و هم چنین اگر Shift+Tab را فشار دهید به فیلد قبلی موجود در جدول هدایت خواهید شد. هم چنین می توانید با اشاره گر ماوس بر روی فیلد مورد نظر کلیک کرده و اقدام به ورود داده کنید.
همواره نیم نگاهی هم به میله وضعیت در پایین پنجره حالت نمایشی Datasheet داشته باشید. وقتی که داده ها را در فیلدهای جدولی وارد می کنید میله وضعیت توضیحی در باره آن فیلد می دهد. در واقع این توضیح همان توضیحی است که شما در هنگام طراحی جدول در قسمت Description (شرح) فیلد واردکرده اید و حال برای اطلاع کاربر در میله وضعیت نشان داده می شود. مثلا اگر در قسمت Description فیلد نام متن “نام کامل خود را وارد کنید” را وارد کرده باشید هنگامی که کاربر می خواهد این فیلد را در جدول پر کند در میله وضعیت عبارت “نام کامل خود را وارد کنید” را می بیند.
توجه: در ابتدای رکوردی که در حال ورود داده یا اصلاح آن هستید شکلک مداد نمایش داده می شود.
توجه کنید هنگامی که تمامی فیلدهای یک رکورد را پر کردید و به رکورد بعدی رفتید اکسس به طور خودکار رکورد را ذخیره می کند. در این صورت در صورت به وجود آمدن اتفاق غیر قابل پیش بینی شما حداقل اطلاعات را از دست خواهید داد. ولی چنان چه مایل هستید به صورت دستی در میان های وارد کردن داده ها در یک رکورد آن رکورد را ذخیره کنید می توانید از کلیدهای Shift+Enter استفاده کنید.
اصلاح فیلدهای جدول :
در اکسس تغییر داده های وارد شده بسیار آسان است. فقط کافی است که با استفاده از کلیدهای Tab و Shift+Tab یا با بهره گیری از ماوس به فیلد مورد نظر خود بروید تا اکسس تمامی محتویات آن فیلد را به صورت پر رنگ درآورد.حال می توانید اقدام به ورود داده جدید در آن فیلد بکنید. فقط دقت کنید چون تمامی محتویات فیلد به حالت پررنگ است داده جدید جایگزین آن ها خواهد شد.
توجه: اکسس در ابتدای رکوردی که در حال اصلاح است علامت فلش را قرار می دهد. در واقع سه علامت مداد(ورود داده), فلش(اصلاح داده) و ستاره(رکورد جدید)علامت های متداول جدول است.
اگر قصد ندارید که تمامی محتویات فیلد را پاک کنید کافی است کلید F2 را فشار دهید تا داده از حالت پر رنگ خارج شود. بدین ترتیب داده جدید به داده قبلی در همان فیلد اضافه می شود.در واقع با زدن کلید F2 به حالت اصلاح وارد می شوید.البته توجه کنید که با استفاده از ماوس می توانید در هرجایی از فیلد تغییرات لازم را بدهید و استفاده از ماوس در این کارها به مراتب راحت تر از صفحه کلید است.
در این جا ذکر این نکته را ضروری می بینم شما می توانید از کلیدهای صفحه کلید تمامی بهره را ببرید و همه کلیدها به طوری که در برنامه های دیگر مانند ورد عمل می کنند در این جا نیز عمل خواهند کرد.
هم چنین شما می توانید با انتخاب گزینه های Copy و Paste از منو Edit محتوای یک فیلد را در فیلد دیگری کپی کنید این عمل درست مانند عمل کپی و الصاق در برنامه های واژه پرداز مانند Word می باشد و عملکرد آن بسیار ساده و آسان است.
استفاده از میله ابزار حالت نمایشی Datasheet :
هنگام استفاده از حالت نمایشی Datasheet میله ابزار می تواند بسیار سودمند باشد. همان طور که چندین بار نیز گفته ام اکسس در انجام فعالیت های مختلف میله ابزار را تغییر می دهد. در شکل ۱۱۱ در زیر شما می توانید با میله ابزار این پنجره آشنا شوید. حتما سعی کنید تمامی امکانات میله ابزار را به خاطر بسپارید که در مواقعی به آن ها احتیاج خواهید داشت.یکی از کاربردهای مفید میله ابزار دکمه view اولین دکمه موجود در این میله است که با فشار دادن آن می توانید در بین حالت های نمایشی Datasheet و Design حرکت کنید.
کنترل بر روی رکوردهای زیاد:
فرض کنید بخواهید به جدولی که قبلا چند صد رکورد وارد آن شده, رکوردهای جدید را اضافه کنید.ممکن است رکوردهای جدید شما را گیج کنند و یا تشخیص رکوردهای جدید دشوار باشد.قبل از ورود رکوردهای جدید می توانید تمامی رکوردهای پیشین را مخفی کنید.برای این کار کافی است از منو Records گزینه Data Entry را انتخاب کنید اکسس بجز رکوردهایی که به تازگی وارد شده, باقی را از دید شما پنهان می کند. در این هنگام وقتی شما داده های جدید را وارد می کنید اکسس فقط رکوردهای جدیدی را که وارد کرده اید نمایش می دهد.در واقع تمامی رکوردها در جدول وجود دارند ولی اکسس آن ها را پنهان می کند. برای بازگشت به وضعیت نمایش تمامی رکوردها می توانید از منو Records گزینه Remove File/Sort را انتخاب کنید. در این صورت اکسس تمامی رکوردهای جدول را نشان می دهد.
جدول های پایگاه داده ممکن است بسیار بزرگ باشد مثلا ممکن است در انبار یک شرکت صدها جنس وجود داشته باشد که در پایگاه داده ثبت شده اند.
برای حرکت در جدول های بزرگ به جای استفاده از کلیدهای صفحه کلید می توانید از منو Edit گزینه Goto را انتخاب کنیدتا لیستی باز شود که به شما امکان رفتن به اولین رکورد, آخرین رکورد, رکورد قبلی یا بعدی در جدول را می دهد.هم چنین اگر از لیست باز شده گزینه New را انتخاب کنید اکسس یک راست به رکورد جدیدی در انتهای جدول می رود. در واقع این لیست Goto درست مانند دکمه های حرکت در زیر پنجره Datasheet است که قبلا درباره آن ها صحبت کردیم. در این دکمه شما می توانید با تایپ شماره رکورد مورد نظر یک راست به آن رکورد بروید. مثلاً اگر در جدولی قصد رفتن به رکورد ۱۳۶۳ را دارید کافی است کلید F5 را فشار داده و عدد ۱۳۶۵ را وارد کنید تا اکسس به آن رکورد رجوع کند.(البته در درس آتی جستجوی داده های معین توضیح داده خواهد شد)
حتما همگی با کاربرد دکمه Undo آشنا هستید در واقع این دکمه زمانی به کار می رود که هنگام وارد کردن داده در یک فیلد متوجه شدید که اشتباهی رخ داده است و قصد دارید داده های قبلی فیلد به آن بازگردند با زدن دکمه Undo(بازگرداندن) از میله ابزار یا فشار کلید Esc از صفحه کلید این عمل به راحتی انجام می شود.
ورود داده های غیر متنی:
در اکثر فیلدهای پایگاه داده شما نوع داده ذخیره شده در آن را قبلا در طراحی جدول تعیین کرده اید مثلا فیلدی را از نوع متن و دیگری را از نوع عدد تعیین کرده اید اگر در هنگام ورود داده مثلاً در فیلدی از نوع عدد بخواهید متن وارد کنید اکسس پیغام خطایی به شما نشان می دهد و اجازه این کار به شما داده نخواهد شد.
درست است که تعداد فیلدهایی که به غیر از نوع متن و عدد هستند بسیار کم است ولی به هرحال ما مجبور به استفاده از آنها هستیم بعضی از این انواع داده ها روشی خاصی را برای وارد کردن داده می طلبند که به آن ها می پرازیم:
ورود داده در فیلدی از نوع Memo :
همان طور که در دروس پیش نیز ذکر شد داده از نوع Memo نسبت به داده از نوع متن می تواند مقدار کاراکتر بیشتری را در خود نگه داری کند یعنی چیزی حدود ۶۴۰۰۰ کاراکتر. اکسس برای کار با این متن بزرگ تر ابزار خاصی را در نظر گرفته است.
توجه: در حالت نمایشی Datasheet ابزارهای ورود داده برای فیلدهای از نوع Memo ضعیف است. فرم ها و پنجره های محاوره(درون برنامه), قابلیت های بهتری برای این کار فراهم می کنند.
معمولا در هنگامی که در یک فیلد از نوع Memo قصد ورود داده ای را داشته باشیم روی آن Zoom می کنیم برای این کار کافی از کلیدهای shift+F2 را فشار دهید.
کارکرد این پنجره zoom به طرز خاصی تعجب آور است مثلا اگر شما بخواهید پس از پایان یک پاراگراف در فیلد Memo یک پاراگراف دیگر را شروع به تایپ کنیدباید به جای Enter کلیدهای ctrl+Enter را فشار دهید. تا اکسس نشانگر را به خط جدید ببرد.
اگر برای ورود داده ها از فرم استفاده کنید فرم قادر خواهد بود تا تمامی فیلد Memo را در یک لحظه نمایش دهد و به شما امکان می دهد تا به راحتی و بسیار طبیعی تر در فیلد از نوع Memo گردش کنید.(البته بعدا در مورد فرم ها به طور مفصل صحبت خواهیم کرد.)
ورود داده در فیلدی از نوع Data/Time (تاریخ/زمان):
در ورود داده در این نوع فیلد باید توجه کنید که شما در هنگام ایجاد پایگاه داده برای ورود داده در این فیلد چه شکلی را انتخاب کرده اید پس باید بر اساس همان شکل انتخابی داده ها را وارد کنید. واضح است که در این نوع فیلدها هم تاریخ و هم زمان را می توانید وارد کنید یا یکی را وارد کنید. برای درج تاریخ سیستمی خود در این نوع فیلد (یعنی تاریخ حال) کافی است دکمه های ;+Ctrl را فشار دهید تا تاریخ موجود در سیستم در فیلد وارد شود.
ورود داده در فیلدی از نوع Yes/No (بلی/خیر):
اگر داده ای از نوع Yes/No در جدول خود داشته باشید به جای آن یک جعبه انتخابی را خواهید دید که اگر جعبه را انتخاب کنید در واقع Yes و اگر انتخاب نکنید در واقع No را برگزیده اید. برای انتخاب جعبه های انتخابی یا باید از ماوس استفاده کنید یا اینکه کلید SpaceBar را از صفحه کلید فشار دهید.
ورود داده در فیلدی از نوع OLE:
اگر بخواهید داده های نرم افزارهای دیگر را در اکسس ذخیره کنید (مانند عکس,صوت,فیلم و غیره) باید داده ای از نوع OLE ایجاد کرده باشید نحوه ایجاد این نوع داده در دروس پیش گفته شده است. برای وارد کردن این نوع داده نمی توانید از صفحه کلید استفاده کنید پس باید روش مخصوصی را طی کنید.
برای قرار دادن شی از نوع OLE ابتدا باید مکان شی OLE را با استفاده از ماوس در جدول انتخاب کنید بعد از منو Insert گزینه Object را انتخاب کنید تا پنجره ای مانند شکل ۱۱۲ در زیر باز شود. این پنجره راه ورود داده های دیگر در اکسس است.
در این پنجره دو انتخاب وجود دارد یکی استفاده از نرم افزارهای گوناگون برای ایجاد فایل مورد نظر(Create New) و دیگری استفاده از فایل هایی که قبلا ایجاد و روی هارد ذخیره شده اند(Create form file).
اگر از حالت اول استفاده کنید یعنی قصد داشته باشید با استفاده از نرم افزاری دیگر اقدام به ایجاد فایل خود کنید با انتخاب گزینه Create Now از لیست کناری آن نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب کنید و بر روی OK کلیک کنید تا نرم افزار باز شود و شی جدید ایجاد گردد.(مانند استفاده از نرم افزار Photoshop برای ذخیره یک فایل فوتوشاپ در پایگاه داده)
ولی اگر حالت دوم را مورد استفاده قرار می دهیدهرچند که پیشنهاد من استفاده از مورد قبل است باید گزینه Create form file را انتخاب کنید تا کادری در مقابل شما ایجاد شود. با کلیک روی دکمه Browse اقدام به انتخاب فایل موردنظر کنید.
توجه کنید که اکسس نمی تواند در حالت نمایشی Datasheet شی از نوع OLE را نمایش دهد و فقط به ذکر یک نام در مورد آن بسنده می کند مانند Bitmap Image ولی با استفاده از فرم ها یا گزارشها می توان موضوع OLE را نمایش داد.
دیدگاه خود را بیان کنید.
باید وارد سایت شده باشید برای دیدگاه دادن