نگاهی کلی به اجزای اصلی
در درس پیش با مفهوم پایگاه داده آشنا شدیم و تا حدودی به جزئیات پنجره Database پرداختیم و آشنایی لازم را با دکمه های این پنجره پیدا کردیم در این قسمت درس قصد داریم تا پنجره Database را بیشتر از قبل بررسی و تحلیل کنیم. این درس در واقع ادامه درس قبلی می باشد پس این درس نیز از نظر اهمیت دارای درجه بالایی است.
نگاهی به جداول:
اگر پایگاه داده, هیچ شی دیگری نداشته باشد, همواره باید حداقل یک جدول داشته باشد. داده های پایگاه داده را جدول نگه داری می کند. همان طوری که در درس قبل اشاره شد,جداول اغلب با مقادیر داده مشترک به یک دیگر مرتبط می شوند, به ترتیبی که دو یا چند جدول نباید داده های زیادی یا تکراری داشته باشند.
برای نمایش اسامی جداول موجود در پایگاه داده بر روی شاخص Tables در پنجره Database کلیک کنید. برای باز کردن و مشاهده محتویات هر جدول می توانید بر روی نام آن جدول دوبار کلیک کنید. که در این حالت Access جدول را در حالت نمایش Datasheet یا کاربرگ باز می کند,که در این حالت شما می توانید داده های موجود در جدول را مشاهده کنید.
معمولا در حالت نمایشی کاربرگ تمامی داده های یک سطر جدول در صفحه نمایش جا نمی گیرد. برای مشاهده بقیه داده های هر سطر می توانید از میله های گردش افقی پنجره در زیر آن استفاده کنید و به چپ و راست بروید.
جدول برای مشاهده و کار با آن, به حالات دیگری هم برای نمایش نیاز دارد. در حالی که حالت نمایشی Datasheet یا کاربرگ امکان مشاهده, افزودن, حذف و اصلاح داده های جدول را می دهد, حالت نمایشی طراحی که در اکسس با عنوان Design view شناخته می شود امکان تغییر شکل جدول و طراحی خود جدول را فراهم می کند. البته وقتی که بیشتر راجع به ساختار جدول صحبت کردیم شما تصویر بهتری از حالت طراحی خواهید داشت. به طور کلی حالت Datasheet برای اضافه کردن و مشاهده داده ها و حالت طراحی برای طراحی و تغییر خود جدول نه داده ها به کار می رود.
برای دیدن جدول در حالت نمایشی طراحی یا Design می توانید جدول خود را انتخاب کرده و سپس بر روی دکمه design در بالای پنجره Database که قبلا معرفی شد کلیک کنید. بعد از باز کردن پنجره در حالت Design ملاحظه خواهید کرد که در این حالت هیچ خبری از داده های موجود در جدول نیست و فقط شکل جدول در این حالت در دسترس است.
اگر جدول را در حالت Datasheet باز کرده اید و قصد رفتن به حالت design را دارید این کار را می توانید با استفاده از منو view و انتخاب دو حالت Datasheet view و Design view انجام دهید و به راحتی بین دو حالت جدول حرکت کنید.
جدول ساختاری مشخص و اکید دارد. داده های جدول در داخل جدول درون سطرها و ستون ها جدول قرارگرفته و سازماندهی می شوند که به این سطرها و ستون ها به ترتیب رکورد و فیلد گفته می شود(حتما به خاطر بسپارید سطر در معنای رکورد و ستون در معنای فیلد به کار می رود.)
هر رکورد جدول بیانگر یک داده مستقل است. مثلا: در جدول اقلام موجودی در انبار هر رکورد جدول نشان دهنده یکی از انواع قطعات موجود در انبار است.هر فیلد رکورد, نشانه دهنده جزیی از داده های مربوط به هر قطعه, مانند شماره قطعه, تعداد و شرح است. اگر قطعه ای ۳۲ عدد موجود باشد, رکورد قطعه فقط یک بار در جدول تکرار می شود اما میزان موجودی در فیلد تعداد منعکس می شود. با توجه کردن به شکل ۵۱ زیر بیشتر مفهوم این بیان را خواهید فهمید.
این که تمامی رکوردها, فیلدهای مشابهی دارند, به این معنی نیست که تمامی فیلدهای هر رکورد باید پر باشد. مثلاً یک جدول موجودی, ممکن است فیلدی به نام قیمت خرده فروشی داشته باشد, ولی فقط تعداد اندکی از رکوردها, مقداری را در این فیلد نگه داشته باشند. بنابراین برخی از رکوردها قیمت خرده فروشی ندارند علیرغم اینکه پاره ای از رکوردهای جدول, قیمت خرده فروشی دارند.
توجه به این نکته ضروری است که فیلد مشترک مانند شماره قطعه یا کد مشتری, مبنای ارتباط بین دو جدول مرتبط را تشکیل می دهد و امکان خالی رد کردن این فیلدها داده نمی شود .
وجود فیلد مشترکی که دو جدول را به یک دیگر مرتبط می کند, بدین معنی است که امکان رهائی کامل از داده های تکراری وجود ندارد. برای دو جدول مرتبط, داده ها باید تکرار شوند زیرا هر دو جدول باید فیلدهای مشترکی برای ارتباط داشته باشند. شاید اگر برای تمامی داده ها یک جدول بزرگ ایجاد کنید, مجبور به داشتن فیلدهای تکراری نباشید, اما با این کار زمان زیادی را در ورود داده ها هدر خواهید داد, چون در هر رکورد باید تمامی فیلدهای پایگاه داده وجود داشته باشد و از طرفی بعضی مواقع هم امکان ایجاد یک جدول بزرگ وجود ندارد پس ما مجبور به استفاده از چندین جدول هستیم که بهترین راه برای جلوگیری از افزایش تعداد داده های مشترک استفاده از ارتباط فیلد مشترک است.
بعد از کار با جدول می توانید جدول را با استفاده از منو File و گزینه Close ببندید.
نگاهی به بازجست:
برای مشاهده بازجستهای هر پایگاه داده باید بر روی شاخص Queries در پنجره Database استفاده کنید. برای باز کردن هر بازجست می توانید بر روی نام آن دوبار کلیک کنید یا بد از انتخاب آن به وسیله ماوس بر روی دکمه Open در بالای پنجره Database کلیک کنید.
هنگامی که بازجستی را باز می کنید, اکسس آن بازجست را در حالت نمایش Datasheet مربوط به بازجست باز می کند, که کاملا مشابه حالت نمایشی Datasheet مربوط به جدول است. تنها تفاوت در آن است که حالت نمایشی Datasheet مربوط به بازجست معمولا به اندازه جدول, داده و اطلاعات ندارد. در واقع این حالت نمایشی میزان محدودی از داده ها را, که مقصود اصلی از ایجاد بازجست است نمایش می دهد. بازجست, داده ها را از یک یا چند جدول انتخاب می کند و می توانید زیرمجموعه ای از داده ها را به عنوان جدول یا گزارش نمایش دهید. در بیشتر مواقع مقدار داده های پایگاه داده بیشتر از آن است که مایل به مشاهده هستید. هدف از ایجاد بازجست, محدود کردن مقدار داده های به نمایش درآمده است. بازجست انتخابی از جمله متداولترین انواع بازجست ها است. بازجست انتخابی, داده ها را میان دو یا چند جدول انتخاب کرده و نمایش می دهد.
علاوه بر حالت نمایشی Datasheet که مانند حالت نمایشی جدول می باشد بازجست را می توان در حالت نمایشیDesign نیز باز کرد که مربوط به حالت طراحی بازجست است و برای رفتن به این حالت می توانید درست مانند جدول رفتار کنید و یا با انتخاب بازجست مورد نظر و کلیک روی دکمه Design در بالای پنجره Database این حالت را نمایان کنید.
همان طور که مشاهده می کنید حالت طراحی Design مربوط به بازجست, ظاهر پیچیده ای دارد. اما بعد از آشنایی کامل با بازجست ایجاد و اجرای آن برای شما بسیار ساده خواهد بود. ایجاد بازجست در حالت طراحی Design و نمایش آن در حالت نمایشی Datasheet صورت می پذیرد. بعد از پایان کار خود با بازجست می توانید به وسیله منو File و گزینه Close بازجست را ببندید.
نگاهی به فرم:
برای مشاهده فرم های یک پایگاه داده, از شاخص Form در پنجره Database استفاده می کنیم. برای مشاهده محتوای هر فرم می توانید در روی نا آن دوبار کلیک کنید و یا پس از انتخاب فرم مورد نظر بر روی دکمه Open در بالای پنجره Database کلیک کنید.
بعد از باز کردن فرم مورد نظر اکسس آنرا در حالت نمایش Form یا Form View نشان خواهد داد. حالت نمایشی Form, فرم را در شکل نهایی آن نشان می دهد و امکان ورود, اصلاح و نمایش داده ها را فراهم می سازد.
کلیدهای راهبری که در زیر اکثر حالات نمایشی وجود دارد, شماره رکورد و تعداد کل آن ها را نمایش می دهد. چهار کلید اطراف نشانگر رکورد, برای گرداندن فرم و نمایش رکوردهای مختلف به کار می رود. شما می توانید رکوردهای اول, بعدی, قبلی و آخری را مشاهده کنید. شماره بین کلیدها, شماره رکورد جاری که فعلاً مشاهده می کنید است.اگر بر روی شماره رکورد جاری, شماره رکورد جدیدی را وارد کنید اکسس در صورت وجود آن رکورد آن را در فرم نمایش می دهد.کلیدهای راهبری که در منتهی الیه سمت راست قرار دارد, امکان ایجاد رکورد جدیدی را با یک فرم خالی فراهم می سازد. همان طور که مشاهده می کنید کلیدهای راهبری مشابه کلیدهای کنترلی پخش صوت طراحی شده اند. با توجه کردن به شکل ۵۲ در زیر مفهوم کلیدهای راهبری را بیشتر درک خواهید کرد.
حالت نمایشی Design در مورد Form نیز شکل فرم را نشان می دهد. برای دسترسی به این حالت شما می توانید درست مانند جدول رفتار کنید و یا با انتخاب فرم مورد نظر بر روی دکمه Design در بالای پنجره Database کلیک کنید. شاید برای شما در این لحظه شکل آن عجیب به نظر بیاید ولی وقتی در درس های آتی روش ایجاد فرم را فراگرفتید, نحوه خواندن حالت نمایشی Form را نیز خواهید فهمید. با دستکاری در حالت نمایشی Design, می توانید نحوه نمایش داده های درون فرم را تغییر دهید.
در درون فرم حالت نمایشی دیگری نیز وجود دارد و آن حالت نمایشی Datasheet است. که برای دسترسی به آن بعد از باز کردن فرم مورد نظر می توان از منو View گزینه Datasheet را انتخاب کرد.این حالت کاملاً شبیه حالت نمایشی Datasheet در جداول است. مزین حالت نمایشی Datasheet به حالت مایشی معمولی فرم در این است که در این حالت تعداد رکورد بیشتری نمایش داده می شود در حالی که در حالت نمایش معمولی فقط یک رکورد نمایش داده می شود. البته در درس های آتی بیشتر در مورد این حالت نمایشی صحبت خواهد شد.
بعد از پایان کار با فرم می توانید به وسیله منوی File و گزینه Close از فرم مورد نظر خارج شوید.
نگاهی به گزارش:
برای نمایش گزارش های هر پایگاه داده می توان از شاخص Reports در پنجره Database استفاده کرد. هرچند که می توان گزارش ها را روی صفحه نمایش بازنگری کرد ولی وقتی که آنها را بر روی کاغذ چاپ کنیم بسیار مفیدتر خواهند بود. اگر بخواهیم قبل از چاپ محتوای گزارش را مشاهده کنیم می توانیم بر روی نام گزارش مورد نظر دوبار کلیک کنیم یا با انتخاب گزارش موردنظر بر روی دکمه Preview در بالای پنجره Database کلیک کنیم. (البته باید توجه کرد که گزارش تنها مختص چاپ کردن نیستند و کاربردهای دیگری نیز دارند).
شما می توانید گزارشی بسازید که تمامی داده های یک جدول, چندین جدول, بازجست را نمایش دهد.با باز کردن گزارش شما آن ا در حالت Print Preview (بازنگری چاپ) به نمایش در خواهید آورد.بازنگری چاپ گزارش را در شکل نهایی آن نشان می دهد, اما به جای چاپ گزارش, آن را برروی صفحه مشاهده می کنید, تا قبل از چاپ گزارش از صحت آن مطمئن شوید.
در حالت Print Preview در مورد گزارش, امکان تغییر, اضافه یا حذف داده ها از پایگاه داده وجود ندارد. ولی با استفاده از آن می توانید مقادیر مختلفی از اطلاعات را مشاهده کنید. دقت داشته باشید که در هنگام حرکت ماوس بر روی پنجره Print Preview, مکان نمای ماوس به یک ذره بین تبدیل می شود. در این حالت اگر با ماوس کلیک بزنید, تصویر بزرگ شده گزارش را مشاهده می کنید, بدین ترتیب می توانید گزارش را از نزدیک مرور کنید. ت نمایشی Design در مورد گزارش شکل آن را نشان می دهد.برای دسترسی به این حالت می توان درست مانند اجزا دیگر عمل کرد ویا با انتخاب گزارش مورد نظر بر روی دکمه Design در بالای پنجره Database کلیک کرد.بعداً با استفاده از حالت نمایشی Design شکل گزارش را تغییر خواهیم داد.
نگاهی به صفحه ها:
برای نمایش صفحه های وب موجود در یک پایگاه داده می توانید بر روی شاخص Pages در پنجره Database کلیک کنید. صفحه ها در یک پایگاه داده اکسس برای استخراج داده ها از جدول به یک صفحه وب مورد استفاده قرار می گیرند درست مانند گزارش با این اختلاف که این بار به جای چاپ صفحه گزارش آن را در یک مرورگر وب مانند IE می تواند مشاهده کرد.
من نمی خواهم زیاد در مورد صفحه ها در این قسمت توضیح دهم زیرا کارکرد آن ها بسیار شبیه گزارش ها می باشند و هر کاری که با گزارش انجام دادیم می توانید با این صفحه ها نیز انجام دهید فقط به خاطر داشته باشید که این ها هر کدام یک صفحه وب می باشند. در صفحه ها نیز مانند گزارش ها حالت نمایشی Design برای طراحی استفاده می شود.
می توان بزرگ ترین تفاوت بین گزارش ها و صفحه ها را پویاتر بودن صفحات بیان کردن بدین معنی که شما بهتر از گزارش می توانید اطلاعات موجود در پایگاه داده را مرور کنید و بین آن ها حرکت کنید.
نگاهی به ماکروها:
ماکروها فهرست فرامینی است که در آن ها کارهایی که معمولا از طریق صفحه کلید انجام می دهید, تعریف می شود. مثلاً می توانید ماکرویی ایجاد کنید که هنگام وقوع شرایطی خاص مثل هنگامی که میزا فروش چیزی از تعداد یا مقدار مشخصی کمتر شود, گزارش مشخصی را چاپ کند. البته با استفاده از منوها نیز می توانید گزارش مورد نظر را چاپ کنید ولی ماکرو مراحل کار را خودکار می کند, بدین ترتیب کی توانید با فشار کلید فرمان روی فرم, گزارش را چاپ کنید.
به این نکته توجه کنید که ماکروها اغلب به کلیدهای فرمان وصل می شوند تا اجرای آن ها برای کاربر ساده باشد چون به هرحال شما استفاده کننده هستید و مایلید تا کارها تا حد امکان ساده انجام شود.
توجه کنید که کلید Run در بالای صفحه Database ماکرو را اجرا می کند ولی تا زمانی که نحوه عملکرد آن را در برنامه نمی دانید به هیچ وجه اقدام به اجرای آن نکنید.
هرگاه بخواهید محتویات ماکرو را از پنجره Database مشاهده کنید باید نام ماکرو مورد نظر را انتخاب کرده و بر روی دکمه Design در بالای پنجره Database کلیک کنید که در این حالت حالت نمایش Design مربوط به ماکرو را مشاهده می کنید. فهرست اعمال ماکرو را در این پنجره مشاهده می کنید به احتمال قوی این اعمال مرموز به نظر می رسندولی به مرور با آن ها آشنا خواهید شد.
چون ماکرو فهرست کارهای خودکار شده است و شما هنوز نمی دانید اکسس چه کارهایی می تواند انجام دهد پس در این مقطع نمی توان کار زیادی برای افزایش درک نسبت به ماکرو کرد. پس از پایان کار با ماکرو آن را به وسیله منو File . گزینه Close ببندید.
نگاهی به مدول ها:
مدول ها برنامه های کاملی هستند که با Visual Basic for Applications نوشته می شوند, و برای خودکار کردن کارها به کار می روند.برخلاف ماکروها که ساده هستند برنامه کاربردی را می توان به نحوی ایجاد کرد که به هر حرکت استفاده کننده پاسخ داده و عکس العمل نشان دهد. ما در درس های آینده به چگونگی کار مدول ها خواهیم پرداخت ولی به دلایل زیر به طور کامل آن را توضیح نخواهیم داد:
—————-
برنامه نویسی با مدول ها به مهارت های کامپیوتری پیشرفته ای نیاز دارد که من فکر نمی کنم تمامی مطالعه کننده های این دروس به مهارت ها آشنا باشند.
اکسس محل خوبی برای یادگیری نحوه برنامه نویسی نیست.
بسیاری از افراد سالیان متمادی بدون نیاز به نوشتن مدول, بصورتی موثر و کارا از اکسس استفاده می کنند.
حتی اگر بخواهیم برنامه های کاربردی قوی در اکسس ایجاد کنیم می توان حتی بدون یک نیاز کوچک به مدول این کارها را انجام داد.
—————
اگر قبلا برنامه نویسی کرده باشید, خصوصا با یکی از زبان های مشابه Basic مانند Qbasic و BasicA یا Visual Basic در استفاده از مدول ها مشکل خاصی نخواهید داشت.
البته در کلاس های این سایت یکی از همکاران من دروس Visual Basic را برای شما عزیران تدریس می کنند که بسیار مفید و پرمحتوا می باشد و شما تما با دنبال کردن دروس این همکار عزیز براحتی کار با مدول ها را یاد خواهید گرفت و من نیز شما را در این راه یاری خواهم کرد.
پس از پایان کار با مدول می توانید از منو File و گزینه Close اقدام به بستن مدول بکنید.
———————
درس این جلسه در این قسمت به پایان می رسد و شما تا حالا به طور دقیق با کارکرد اجزا پنجره Database آشنا شده اید. در دروس بعدی به تدریج به طور حرفه ای به کار با این اجزا روی خواهیم آورد. در درس بعدی طراحی یک پایگاه داده های جدید را شرح خواهم داد. به امید شادابی بیشتر شما دوستان عزیز
دیدگاه خود را بیان کنید.
باید وارد سایت شده باشید برای دیدگاه دادن