( تعداد نمایش : 6272 )

آموزش اکسس – قسمت هفتم

طراحی یک پایگاه داده‌های جدید

در درس پیش در مورد ارتباطات جداول به طور مفصل توضیحاتی دادیم و انواع ارتباطات را شناختیم حال دیگر قادر به ایجاد پایگاه داده دل خواه خود هستیم و این کار را به تدریج از این درس که مقدمی بر ایجاد پایگاه داده جدید است آغاز می کنیم.
در این درس در مورد جادوگرهای اکسس (Wizards) صحبت خواهیم کرد. این جادوگرها شما را در ایجاد برنامه های کاربردی متداول پایگاه داده ها, از قبیل مدیریت فهرست پستی یا ورود سفارشات راهنمایی می کنند.هرچند که نیازهای شما به کار خاص موردنظر یا احتیاجات شخصییتان مربوط است, اما بیشتر پایگاه داده ها به یکی از نمونه های کلی پایگاه داده تعلق دارند. جادوهای اکسس چهارچوب پایگاه داده برنامه کاربردی را ایجاد می کنند, در مرحله بعد شما می توانید آن را اصلاح کنید تا با نیازهای خاص شما تطابق داشته باشد. اما به هرحال برای ایجاد پایگاه داده مجبور به استفاده از جادوگر نیستید. شاید جادوگرها به کنترل مورد نظر شما به عنوان یک پایگاه داده امکانات لازم را فراهم نکنند.

ایجاد پایگاه داده های جدید با استفاده از جادوگر:
برای ایجاد یک پایگاه داده با بهره گیری از جادوگر(Wizard) باید هنگام وارد شدن به اکسس از طریق پنجره اولیه قسمت Access database wizards,pages and projects را انتخاب کنید و یا اگر وارد محیط اکسس شده اید از منو File گزینه New را انتخاب کنید,تا پنجره محاوره ای New که دارای دو سربرگ است ظاهر شود.
هنگامی که سربرگ General (عمومی) را انتخاب می کنید, صفحه General ظاهر می شود که با آن می توانید یک پایگاه داده خالی ایجاد کنید. در دروس بعدی نحوه ایجاد یک پایگاه داده خالی را شرح خواهم داد. اصولا زمانی پایگاه داده خالی ایجاد می کنیم که بخواهیم تمامی جنبه های اولیه طراحی و ایجاد پایگاه داده را کنترل کنیم. زمانی که یک پایگاه داده جدید و خالی ایجاد می کنیم اکسس کاری برای شما انجام نمی دهد و هیچ پیش فرضی راجع به پایگاه داده ای که می خواهید ایجاد کنید, ندارد.
ولی به جای ایجاد یک پایگاه داده خالی می توانید بر روی سربرگ Databases کلیک کنید تا صفحه Databases در پنجره محاوره ای New, نمایان شود. توجه داشته باشید که جادوگر راهنمای گام به گام اکسس است که در انجام کارهایی از قبیل ایجاد پایگاه داده جدید به شما کمک می کند. اگر اکسس جادوگری داشته باشد که امکان ایجاد پایگاه داده ای مشابه آن چه لازم دارید را فراهم سازد راحت تر آن است که به جای این که از ابتدا پایگاه داده ایجاد کنید, جادوگر را به کار اندازید. در زیر هر یک از پایگاه داده هایی که توسط جادوگر می توان ایجاد کرد تشریح شده است, برای اجرای آن کافی است که نماد مربوطه را انتخاب کنید و بر روی کلید Ok کلیک کنید.
حال به جادوگرهای موجود و کاری که برای شما در اکسس انجام می دهند توجه کنید:
——————
Asset Tracking(پیگیری اموال): پایگاه داده ای برای مدیریت, نگه داری اموال, فروشندگان و کارمندان شرکت ایجاد می کند.
Contact Managment(مدیریت ملاقات ها): پایگاه داده ای برای قرارهای ملاقات و تماس های تلفنی شخصی شما ایجاد می کند.
Event Managment(مدیریت وقایع):یک پایگاه داده برای وقایعی مانند قراردادها(موافقت نامه ها), کارمندان و قیمت ها ایجاد می کند.
Expenses(مخارج و هزینه ها):یک پایگاه داده برای نگه داری گزارش های مخارج ایجاد می کند.
Inventory Control(کنترل موجودی):پایگاه داده ای برای اطلاعات محصولات, خریداران و سفارشات ایجاد می کند.
Ledger(حساب کل): پایگاه داده ای برای حساب های کل, شامل تبادلات و حساب ها ایجاد می کند.
Order Entry(دریافت سفارش): پایگاه داده ای برای مدیریت سفارشات خریداران, پرداخت ها و محصولات ایجاد می کند. در این پایگاه داده سیستمی از جداول ایجاد می شود که تاحدودی به جداولی که در قبلا در درس های پیش شرح دادیم تطابق دارد.
Resource Scheduling(زمانبندی منابع): پایگاه داده ای برای مدیریت منابعی از قبیل زمانبندی و اقلام خریداران ایجاد می کند.
Service Call Managment(مدیریت سرویس تلفن): پایگاه داده ای برای نگه داری اطلاعات خریداران, کار, دستورات کار, قطعات و پرداخت ها ایجاد می کند.
Time and billing(زمان و صورتحساب): پایگاه داده ای برای نگه داری مشتریان, پروژه ها, کارت های زمانی, کارمندان و پرداخت ها ایجاد می کند.
——————-

توجه کنید که اگر جادوگری انتخاب کنید در همان پنجره New در طرف راست زیر قسمت Preview شکلی هدف پایگاه داده را که چندان واضح نیست نشان می دهد یعنی شما می توانید با انتخاب پایگاه داده ابتدا از هدف ایجاد آن از طریق این شکل مطلع شوید و سپس برروی Ok کلیک کنید.
جادوگر نه تنها جداول اصلی پایگاه داده را ایجاد می کند, بلکه هم چنین فرم ها, گزارش ها و حتی ماکروها و برنامه های اصلی را نیز در صورت لزوم ایجاد می کند. استفاده از جادوگر برای ایجاد پایگاه داده اصلی, تهیه پایگاه داده اصلی را بسیار ساده تر می کند.
به طور خلاصه مراحل ایجاد یک پایگاه داده با استفاده از جادوگر را شرح می دهم:
۱-جادوگر مورد نظر خود را در پنجره New انتخاب کنید و بر روی Ok کلیک کنید.
۲-نامی برای ذخیره شدن پایگاه داده انتخاب کنید یا نام پیش فرض را قبول کنید و بر روی Create کلیک کنید.
۳-پنجره ای ظاهر می شود که پایگاه داده ای را که می خواهید ایجاد کنید به شما معرفی می کند و شکل کلی آن را اعلام می کند. اگر این همان پایگاه داده مورد نظر شماست بر روی Next کلیک کنید.
۴- در پنجره بعدی در مورد جداول و دیگر اجزایی که ایجاد خواهد شد به شما اطلاعاتی می دهد شما می توانید از لیست موجود جدول های مورد نظر خود را انتخاب یا حذف کنید و سپس بر روی Next کلیک کنید.
۵-در پنجره بعدی لیستی ظاهر می شود که شما می توانید شکل ظاهری پایگاه داده خود را از لیست انتخاب کنید شکل مورد علاقه خود را انتخاب کرده بر روی Next کلیک کنید.
۶-در پنجره بعدی شکل کلی گزارش های شما را نشان می دهد در این قسمت هم با انتخاب شکل موردنظر خود روی Next کلیک کنید.
۷-در این قسمت عنوان پایگاه داده از شما سوال می شود می توانید نام پیش فرض را انتخاب کرده و بر روی Next کلیک کنید.
۸- حال دیگر کار جادوگر تمام شده است می توانید بر روی Finish کلیک کنید.
۹- بعدی مدتی که اکسس تمامی جداول ها و اجزا را ایجاد کرد می توانید با پایگاه داده کار کنید. توجه کنید که در هر مرحله ای که منصرف شدید می توانید بر روی Cancel کلیک کنید.
۱۰-ذکر این نکته نیز ضروری به نظر می رسدبعضی از سوال ها که در هنگام ایجاد پایگاه داده با استفاده از جادوگر از شما می شود شاید برای شما گنگ به نظر برسد ولی مطمئنا بعد از یادگیری کامل این سوالات را می توانید به راحتی جواب دهید. پس حتما باید با ایجاد یک پایگاه داده خالی آشنا شوید.

طراحی یک پایگاه داده جدید:
اگر قصد دارید که از جادوگر استفاده نکنید که به نظر من کار معقولانه ای است باید مراحل زیر را بپیمایید:
۱-هنگام وارد شدن به اکسس از پنجره اولیه باز شده گزینه Blank access database راانتخاب کنید و اگر وارد محیط اکسس شده اید می توانید از منو File گزینه New را انتخاب کنید و از پنجره New در سربرگ General شکل database را انتخاب کرده و برروی Ok کلیک کنید.
۲- حال باید محل ذخیره شده پایگاه داده را انتخاب کرده و نامی برای آن انتخاب کنید که من مطمئن هستم با این کار آشنایی لازم را دارید پس نامی برای پایگاه داده خود انتخاب کرده و بر روی Create کلیک کنید.
۳- حال اکسس پایگاه داده را ایجاد کرده و صفحه خالی در برابر شما ظاهر شده است از این قسمت به بعد باید آشنایی لازم را به کارهای پیشرفته داشته باشید.

توجه کنید که هنگامی اصول کار اکسس را رفته رفته بهتر یاد گرفتید جادوگرها هم بهتر درک خواهید کرد.

میله ابزار پنجره Database:
هنگامی که یک پایگاه داده جدید ایجاد کرده باشید میله ابزار به صورت شکل ۷۱ در زیر درمی آید. این میله ابزار در حالات مختلف تغییر می کند و امکانات دیگری را به شما می رساند.

71 آموزش اکسس   قسمت هفتم
درس مربوط به طراحی پایگاه داده جدید نیز در این جا تمام می شود امیدوارم حالا شما قادر به ایجاد پایگاه داده ای جدید با استفاده از جادوگر شده باشید. در درس بعدی یکی از مفاهیم پیشرفته و ضروری اکسس را یاد خواهید گرفت یعنی با تعریف جدول و نحوه عملکرد آن به صورت پیشرفته آشنا می شوید.

دیدگاه خود را بیان کنید.

باید وارد سایت شده باشید برای دیدگاه دادن