حال که با مفهوم ارتباطات آشنا شدیم و در درس قبل کاربرد ویزارد و هم چنین ایجاد پایگاه داده خالی را شرح دادیم نوبت آن رسیده است که به سراغ مهم ترین و اصلی ترین جز در یک پایگاه داده برویم و آن جداول می باشند. در این درس قصد داریم با آنها آشنایی لازم را کسب کنیم.
در این درس نحوه تعریف جداول پایگاه داده را شرح خواهم داد. صرف نظر از این که ما برای ایجاد پایگاه داده از جادوگر استفاده کرده یا پایگاه داده خالی ایجاد کرده ایم آشنایی با نحوه ایجاد, جابه جایی و تغییر جداول پایگاه داده امری ضروری و اجتناب ناپذیر است.همان گونه که قبلا هم گفته شد داده های موجود در پایگاه داده در جدول ها جای می گیرند و تسلط بر جداول مهم ترین مهارتی است که باید به عنوان کاربر اکسس داشته باشید. من در این درس شرح خواهم داد که چگونه جدول جدیدی درست کنید. برای ایجاد جدول نخست باید انرا نام گذاری کنید و سپس نوع داده های درون انرا تعریف کنید. این امور که مربوط به طراحی جدول است یکی از ساده ترین کارها در اکسس است و البته جالب پس این درس نکات قابل توجهی برای شما خواهد داشت.
ایجاد جدول جدید:
وقتی که می خواهید یک جدول جدید ایجاد کنید, با کلیک کردن بر روی شاخص Tables در پنجره Database به صفحه جداول(Tables) می روید.(البته توجه کنید که این صفحه هنگامی که پایگاه داده را باز یا ایجاد می کنید به صورت پیش فرض ظاهر می شود).حال برای ایجاد جدولی جدید باید بر روی دکمه New در بالای پنجره Database کلیک کنید. هنگامی که بر روی این دکمه کلیک می کنیداکسس پنجره محاوره ای کوچکی به نام New Table را نشان می دهد.(کلید میانبری که شما می توانید برای دسترسی به این پنجره کوچک استفاده کنید کلید Alt+N می باشد که به سرعت شما را به این پنجره می برد).
در این پنجره باید انتخاب کنیم که می خواهیم ایجاد جدول را در چه محیطی ادامه دهیم که به نظر من حالت نمایشی Design بهترین حالت نمایشی برای ایجاد و کار با جدول است,برای ایجاد جدول گزینه Design View را از پنجره محاوره ای New Table انتخاب کرده و بر روی Ok کلیک کنید. برای آشنایی شما با دیگر گزینه های این پنجره یعنی New Table آن ها را در زیر به طور خلاصه شرح می دهم.
—————
Datasheet View: جدولی کلی به شکل صفحه گسترده می سازد که می توانید داده های جدید را در آن اضافه کنید. این جدول بسیار ساده بوده و برای ایجاد پایگاه داده پیشرفته اصلا مناسب نیست.
Design View: امکان تعیین تمامی خصوصیات جدول جدید مانند نام فیلد, نوع داده, و حتی ملاحظات امنیتی, را فراهم می کند.این گزینه برای ایجاد هر گونه جدول مناسب است.
Table Wizard: امکان انتخاب از میان فهرستی از جادوگرهای از پیش نوشته شده را فراهم می سازد که از این جادوگرها برای ایجاد جداول خاص مانند فهرست پستی یا جدول موجودی استفاده می شود. من این گزینه را برای ایجاد جدول به هیچ وجه پیشنهاد نمی کنم.
Import Table: از یک فایل داده غیر اکسس, جدولی ایجاد می کند.
Link Table: از یک فایل داده اکسس یا غیراکسس, جدول دیگری می سازد. این جدول اتصالی را نگه می دارد که اگر فایل داده خارجی تغییر کند جدول اکسس نیز تغییر کند.
—————
به موضوع اصلی برمی گردیم یعنی حالت نمایشی Design. این حالت نمایشی بیشترین میزان کنترل را برروی جدولی که قصد ایجاد آن را دارید فراهم می سازد. هنگامی که برحالت نمایشی Design تسلط پیدا کردید, می توانید هر جدولی را ایجاد و اصلاح کرده و یا مطابق میلتان دستکاری کنید, و این شامل جداولی که با جادوگر ایجاد کرده این نیز می شود.بعد از انتخاب حالت Design View از پنجره New Table جدول جدیدی را خواهید دید که اصول کار ما از اینجا شکل می گیرد.
لازم به یادآوری است که همان طور که قبلا گفتم برای رفتن از حالت نمایشی Design View به حالت نمایشی Datasheet View می توانید از منو View یا میله ابزار استفاده کنید. در میله ابزار اولین انتخاب که به شکل جدول کوچکی است برای این کار طراحی شده است.در شکل ۸۱ در زیر شما می توانید میله ابزار را در بعد از باز شدن پنجره Design تغییر کرده است ببینید و با آن آشنا شوید و سعی کنید آن را به خاطر بسپارید.ذکر این نکته قابل توجه است که اکسس همواره میله ابزار را تغییر می دهد را فرامین کارایی بهتری را ایجاد کنند.
نخستین جدول خود را طراحی کنید:
در میله عنوان پنجره Design View, نام جدول همراه با کلمه Table که معرف پنجره است, نشان داده می شود.اکسس به طور خودکار نخستین جدول را Table1 می نامد(یعنی شما در میله عنوان این عبارت را می بینید Table1:Table)اما هرگاه که بخواهید جدول را در فایل پایگاه داده ذخیره کنید,امکان تغییر نام وجود دارد.
هر سطر در پنجره Design View یک فیلد را مشخص می کندیعنی در این پنجره ما می توانیم نوع فیلدها و نام آن ها را در سطرها تعریف کنیم و کار اصلی این پنجره به شمار می رود.همان گونه که ملاحظه می شود, پنجره Design View دارای میله گردان عمودی در سمت راست است لذا در صورت تمایل تا ۲۵۶ فیلد می توانید اضافه کنید و با استفاده از میله گردان قادر به حرکت بین فیلدها هستند.
هنگامی که فیلدی می خواهیم اضافه کنیم باید در سه ستون پنجره Design View آن فیلد را به طور کامل تعریف می کنیم.در زیر وظیف هر یک از ستون ها که در تعریف فیلدهای جدول کاربرد دارند تشریح شده است:
—————
Field Name(نام فیلد):باید به هر فیلدنامی تخصیص دهید.طول نام آن تا ۶۴ حرف می تواند باشد.نام فیلد باید عنوانی منحصر بفرد باشد.برای فیلدی که ارقام حقوق را نگه می دارد,بهترین نام حقوق یا مبلغ حقوق است.نام فیلد می تواند فضای خالی و سایر علایم خاص بجز نقطه,علامت تعجب,علامت تکیه صدا(‘)یا براکت را شامل شود.توجه داشته باشید که هنگام کار با جدول برای رجوع به فیلد از نام آن استفاده می شود.
Data Type(نوع داده):نوع داده ای را که در فیلد جای می گیرد را تعیین می کند. اکسس داده های مختلفی را دارا است.به عنوان مثال برای فیلد حقوق باید داده ای از نوع ارز یا انتخاب کرد.(در درس آتی در این مورد به صورت مفصل توضیح خواهم داد).
Description(شرح):شرح اختیاری است و برای توضیح فیلد به کار می رود.می توانید منشا و محتوای فیلد را در آن تشرح کنید.توجه داشته باشید که پر کردن یا نکردن این قسمت اصلاً تأثیری در جدول نخواهد داشت.
—————
توجه:ایجاد شرح برای هر فیلد عادت خوبی است.در هنگام توسعه بعدی برنامه,این کار بسیار سودمند خواهد بود.برای فیلدها اسامی معنی دار انتخاب کنیدتا بعداً داده های داخل فیلد از طریق نامش قابل شناسایی باشند. مثلاً:تاریخ تولد,نام فیلد خوبی برای تاریخ تولد کارمند است, حال آن که نامی مانند فیلد۳, محتوای فیلد را مشخص نمی کند.
مفهوم اولین و آخرین ستون های جدول پنجره Design view یعنی ستون های نام فیلد و شرح از نامشان مشخص است. نام فیلد شرح کوچکی از فیلد است و برای رجوع به فیلد و محتوای آن مورد استفاده قرار می گیرد.مثلاً: در یک گزارش دستمزد اگر قرار باشد مقادیر حقوق که در فیلد حقوق ذخیره شده است چاپ شود به این فیلد رجوع می شود.فیلد شرح به عنوان مرجعی برای مستندسازی محتوای فیلد به کار می رود.اکسس از این فیلد هیچ استفاده ای نمی کند, ولی شما باید از این بخش برای شرح هر فیلد پایگاه داده استفاده کنید. اگر با سایر همکاران برروی یک پروژه پایگاه داده کار می کنید,هریک از شما باید هر فیلدی را که به پایگاه داده اضافه می کنید را مستند کنید,تا دیگران از علت وجود فیلد کاملا آگاه باشند.
توجه:فیلدها را بیش از حد مستند نکنید.برای نمونه,یک ستون خالی شرح بهتری از شرحی است که تاثیری نداشته باشد.مثلا نوشتن شرح “فیلد سوم” زائد بوده و در واقع توضیحی نمی دهد.بعلاوه شرحی که مشابه نام فیلد باشدنیز غیرضروری است. هرفیلدی به شرح نیاز ندارد.مثلا فیلدی با نام نرخ مالیات, در جدول دستمزد, به فیلد شرح احتیاجی ندارد. اگر نامی که برای فیلد انتخاب می کنید بامعنی باشد اصلا به شرح نیاز ندارد.
ستون میانی در پنجره Design View نوع داده را تعیین می کند.برای این فیلد,به اطلاعات بیشتری نیاز دارید.داده های اکسس به اشکال مختلفی ظاهر می شوند.شکل داده های فیلد مشخص کننده کاری است که با فیلد و محتوای آن می توانید انجام دهید. ستون Data Type و کلیه موارد مربوط به آن در درس بعدی توضیح داده خواهد شد.
هرگاه فیلدی (یا فیلدهایی)را اضافه کردید که می خواهید کلید اصلی باشد,باید موقعی که نشانگر ماوس روی سطر موردنظر است دکمه Primary Key را از میله ابزار فشار دهید(دکمه ای که تصویر کلید روی آن است).یا می توانید با انتخاب سطر موردنظر از منو Edit گزینه Primary Key را انتخاب کنید. همچنین یک روش دیگر برای مشخص کردن کلید اصلی کلیک راست کردن برروی سطر مورد نظر و انتخاب Primary Key از منو ظاهر شده است. پس از انتخاب فیلد کلید اصلی اکسس در سمت چپ فیلد تصویر کلید را نشان می دهد. توجه کنید که هر جدولی که ایجاد می کنید باید حتما یک کلید اصلی داشته باشد در درس های پیش در مورد کلید اصلی به طور مفصل صحبت کردیم. پس باید به یاد داشته باشیم که در هنگام ایجاد جدول یک فیلد را به عنوان کلید اصلی انتخاب کنیم.
توجه:برای اینکه بیش از یک فیلد را در کلید اصلی قرار دهید باید کلید Ctrl را پایین نگه دارید و همزمان سطرهایی را که می خواهید به عنوان کلید اصلی باشند انتخاب کنید سپس از میله ابزار Primary Key را کلیک کنید. اکسس در سمت چپ کلیه فیلدهایی که جز کلید اصلی هستند تصویر کلید را قرار می دهد.
توجه:اگر فیلد کلید اصلی را تعریف نکنید در هنگام بستن یا ذخیره کردن جدول طراحی شده اکسس از شما سوال می کند که آیا می خواهید چنین فیلدی داشته باشید اگر پاسخ Yes را بدهید اکسس فیلدی از نوع Auto Number(بعدا توضیح داده خواهد شد)به جدول اضافه کرده و آن را کلید اصلی قرار می دهد. اگر مطمئن هستید که هرگز به کلید اصلی نیاز ندارید (معمولا به یک فیلد کلید اصلی نیاز است) No را انتخای کنید.
درس تعریف جدول هم تمام شد حال شما می توانید جدول خود را ایجاد کنید ولی یک مشکل کوچک وجود دارد و آن هم نوع داده های موجود در ستون Data Type می باشد نوع داده ها خود بحث مفصلی است که آن را به درس بعدی موکول می کنیم.
دیدگاه خود را بیان کنید.
باید وارد سایت شده باشید برای دیدگاه دادن