در درس پیش مبحث طراحی جدول را آغاز کردیم و پنجره Design View آشنا شدیدو توانستیم اقدام به ایجاد جداول جدید کنیم ولی یکی از مباحث مهم در طراحی جدول را ذکر نکردیم و قول آن را به جلسه بعد دادیم و آن مبحث که در این درس به طور مفصل توضیح داده خواهد شد نوع داده های فیلدها می باشد.
اگر به یاد داشته باشید در پنجره Design View ما برای تعریف کردن فیلدها از سه ستون Field Name و Data Type و Description استفاده می کردیم و هم چنین گفته شد که Field Name برای شرح نام فیلد و Description برای توضیح فیلد برای استفاده های بعدی می باشد. اما نکته ای که این جا قابل ذکر می باشد ستون Data Type می باشد که نوع داده های هر فیلد را مشخص می کند مثلا داده های از نوع متن, عدد, تاریخ و غیره که تمامی موارد در زیر به طور کامل شرح داده خواهند شد.
تعریف انواع داده ها:
هر داده ای نوع خاصی دارد. هرفیلد جدول, داده هایی از یک نوع خاص را می تواند در خود جای دهد.مثلاً برای فیلدی با اسم “نام کارگر” باید داده هایی از نوع متن تعریف شود تا تمامی رکوردهای ثبت شده در این فیلد دارای یک نوع داده و آن هم از نوع متن باشند.لذا هرگاه جدولی طراحی می کنیم باید نوع داده هر فیلد را از فهرست پایین جهنده ستون Data Type انتخاب کنیم.(برای نمایش فهرست ستون Data Type کافی است بر روی فلش موجود در این ستون کلیک کنیم تا فهرستی از نوع تمامی داده هایی که می شود در اکسس ثبت کرد برای ما نشان داده شود)
توجه: هنگامی که موردی را از فهرست بازشونده Data Type انتخاب می کنیم اکسس فهرستی از اطلاعات را در بخش زیرین پنجره نمایش می دهد که به آنها Field Properties (یا خصوصیات فیلد) گفته می شود. مثلاً وقتی ما فیلدی از نوع Text (متن) را از ستون بازشونده انتخاب می کنیم. در زیر همین پنجره خصوصیات فیلد مربوط به متن برای ما نشان داده می شود. این خصوصیات عنوان درس بعدی ما می باشد که به طور مفصل شرح داده های خواهد شد که در این قسمت ما تنظیمات جالب توجه ای داریم.
حال در زیر به تشریح تمامی انواع داده ها می پردازیم:
داده از نوع Text(متن):
از داده نوع Text در فیلدهایی که حروف, واژه ها, اسامی و عبارات را نگه می دارد استفاده می شود. لازم نیست که محتوای فیلد متن فقط متون الفبایی باشد بلکه می تواند اعداد و علایم خاص نیز باشد. ولی توجه کنید که برای اعدادی که در محاسبات از آن ها استفاده می کنید, از فیلد نوع متن استفاده نکنید. فیلد متن برای داده های مناسب است که می خواهید آن ها را نگه دارید و نه آن هایی که قصد انجام محاسبه بر روی آن ها را داشته و یا به عنوان تاریخ و زمان بکار ببرید.مثلاً داده های با عنوان “نام” باید در این نوع فیلد ذخیره شوند.
توجه: از فیلد متنی برای داده های با طول حداکثر ۲۵۵ کاراکتر استفاده کنید. اگر طول داده بیش از این مقدار است, از داده نوع Memo استفاده کنید.
هم چنین دقت کنید که برای کنترل طول فیلد متنی, از خصوصیات فیلد استفاده کنید(در درس بعدی شرح داده خواهد شد) مثلاً می توانید از اکسس بخواهید تا در هز رکورد فیلد متنی, تا ۲۵۵ حرف را نگه دارد.
آدرس و شماره تامین اجتماعی مثال های کاملی از داده های متنی هستند که از اعداد و علایم خاص (مانند تیره و ویرگول) تشکیل می شوند.
داده از نوع Memo (یادداشت):
از داده نوع Memo برای فیلدهایی استفاده می شود که تا ۶۴۰۰۰ کاراکتر (شامل حروف, اعداد و کارکترهای خاص) طول دارند.تعیین طول فیلدهای Memo ضروری نیست چون اکسس فقط به همان مقدار که لازم است برای آنها جا تعیین می کند. در واقع جدول هایی که فیلد Memo دارند, رکوردهایی با طول متغیر دارند, چون طول فیلد Memo در هر رکورد, با رکوردهای دیگر فرق دارد. مثال برای این نوع فیلد, فیلدی به نام “توضیحات” می تواند باشد.
توجه کنید که اگر بخواهید متون شکل بندی شده ای مانند متون واژه پردازی شده در Word را در اکسس نگه داری کنید باید از داده های نوع OLE استفاده کنید نه داده های نوع Memo.
داده از نوع Number (عدد):
هر داده ای از جدول را که بخواهید در محاسبات به کار ببرید, از نوع Number تعریف کنید. داده از نوع Number برای تمامی ارقام, بجز مقادیر پولی و ارقام با دقت زیاد که در محاسبات علمی به کار میرود مناسب است.(توجه کنید که از داده نوع Currency (ارز) برای ارقام پولی و دقت بالا استفاده می شود). اکسس در ارقام با دقت بالا زیاد دقیق نیست مگر این که از داده نوع Currency استفاده کنید.مثال برای داده های نوع Number می تواند مثلاً شماره کدپستی یا شماره کارگری باشد.
داده از نوع Data/Time (زمان/تاریخ):
داده های از نوع تاریخ و زمان را در فیلدهایی که نوع آنها Data/Time است نگه دارید. از این نوع داده در فیلدهایی مانند تاریخ استخدام و زمان ملاقات ها استفاده می شود. وقتی فیلدهای تاریخ و زمان را از نوع Data/Time تعیین می کنید, اکسس به شما امکان مرتب کردن آن ها را بر اساس تاریخ و زمان می دهد. مثلاً می توانید گزارشی از تمامی کارمندانی که تاریخ شروع به کار آن ها اول مهرماه ۱۳۷۷ بوده است و یا فهرستی از تمامی حساب هایی که بیش از ۶۰ روز به سررسید آن ها مانده را چاپ کنید.
فیلد داده از نوع Currency (ارز):
از این نوع داده ها برای نگه داری مقادیر پولی یا ارزی استفاده می شود. داده از نوع Currency, کاربر را مطمئن می سازد که مقادیر پولی/ارزی که در محاسبات به کار می روند به درستی گرد شده اند.(ولی یک مشکل کوچک در اکسس ۲۰۰۰ در این نوع فیلد برای ثبت نتایج به ریال وجود دارد) اکسس تمامی مقادیر پولی/ارزی را با ۱۵ رقم در سمت چپ و چهار رقم در سمت راست نقطه اعشار(ممیز کسری) نگه می دارد, لذا می توانید اعداد با دقت بالا را در فیلدهای پولی نگه دارید. از مثال های بارز این نوع فیلد مقدار حقوق کارمند را می توان ذکر کرد.
فیلد داده از نوع Auto Number (عدد خودکار):
وقتی که فیلدی را را از نوع داده Auto number تعریف می کنید, با هر رکوردی که به جدول اضافه شود اکسس به طور خودکار عددی را در این فیلد نگه می دارد.سه نوع ارقامی که اکسس در فیلد عدد خودکار نگه می دارد, عبارتند از:
—————-
اعداد متوالی: هنگامی که رکورد جدی را به جدول اضافه می کنید, اکسس رقمی متوالی را تخصیص می دهد که از ۱ شروع می شود. مقادیر متوالی Auto Number معمولا برای کلید اصلی جدول به کار برده می شوند.
اعداد تصادفی: اکسس در رکورد جدید به این فیلد, عددی منحصر به فرد و تصادفی را اختصاص می دهد.
اعداد شناسائی انعکاسی: اکسس مقدار منحصر به فردی را به این فیلد تخصیص می دهد که پایگاه داده های تکرار شونده را با یک دیگر هماهنگ می کند.
—————-
فیلد داده از نوع Yes/No (بلی/خیر):
فیلدی که از نوع Yes/No تعریف می شود به ازای Yes عدد ۱- و به ازای No عدد ۰ را دارا می شود. با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذکور می توانید بسته به دلیل استفاده از فیلد, یکی از سه حالت Yes/No, True/False (درست یا غلط) یا On/Off (روشن و خاموش) را به کار ببرید. از موارد استفاده از این نوع داده می توان به متاهل بودن اشاره کرد که می تواند یا بله یا خیر را دربرگیرد.
فیلد داده از نوع شی OLE:
OLE مخفف Object Linking and Embedding (اتصال و نشاندن شی) است. اگر برنامه دیگری تحت ویندوز از OLE پشتیبانی کند یعنی بتواند شی قابل انتقال به برنامه دیگری را ایجاد کند آنگاه فیلد شی OLE در اکسس نیز قادر خواهد بود تا آن داده را در خود نگه دارد. فیلدهای OLE برای نگه داری اشیایی از قبیل عکس, تصاویر ویدیوئی و صدا مناسب است. (همان طور که ملاحظه می کنید, پایگاه داده اکسس علاوه بر داده های عددی و متنی می تواند انواع متنوع دیگری از داده ها را نیز نگه دارد.)
وقتی که فیلدی از نوع OLE را در جدول قرار می دهید, می توانید علاوه بر مثلاً اطلاعات مربوط به اقلام موجودی, تصویر آن را نیز به شکل یک شی OLE در درون فیلد OLE قرار دهد. به این ترتیب هنگامی که رکورد را نمایش می دهید, اکسس داده های رکورد را همراه با تصویر نمایش می دهد.
برای نگه داری فیلدهای از نوع OLE در پایگاه داده اکسس به نرم افزاهای کمکی از قبیل برنامه های گرافیکی و یا صفه گسترده نیاز دارید.
داده از نوع Hyperlink (ابرمتن):
این نوع فیلد برای نگه داری ابرمتنها به کار می روند. اگر تا حالا تجربه کار کردن با برنامه های طراحی صفحات وب یا کارکردن با کدهای HTML را داشته باشید منظور از ابرمتنها را به خوبی می دانید. ابرمتنها در واقع لینک های اینترنتی هستند که ما را به صفحات مختلف در اینترنت هدایت می کنند مثلا ما اگر لینکی به صورت http://www.yahoo.com داشته باشیم و برروی آن کلیک کنید ما را به صفحه یاهو خواهد برد و در واقع این نوع فیلد از انواع فیلدهایی است که به ندرت مجبور به استفاده از آن می شویم. عملکرد آن ها درست مانند فیلو از نوع متن می باشد با این تفاوت که در این جا هر متنی را که برای نگه داری تایپ کنیم در واقع آن لینکی از به یک صفحه اینترنتی.
از موارد استفاده از این فیلد می توان به نگه داری آدرسهای اینترنتی مرتبط با شرکت اشاره کرد.
داده از نوع Lookup Wizard (جادوگر جستجوگر):
هنگامی که فیلدی از نوع Lookup Wizard ایجاد می کنید, اکسس با به کار گرفتن جادوگری به آن امکان می دهد تا به جای یک مقدار, فهرستی از مقادیر را نگه دارد. این فیلد می تواند فهرستی از مقادیر را از یک جدول یا بازجست و یا فهرستی از مقادیر ثابتی که در هنگام ایجاد فیلد تعریف کرده اید,( برای فهرست هایی که مقادیر ثابتی دارند) باشد.
فرض کنید که شرکتی به پنج کشور کالا می فروشد. هنگام طراحی پایگاه داده می توانید با به کار انداختن Lookup Wizard, فهرست ثابتی از اسامی کشورها بسازید که در هنگام ورود داده ها به جدول, ظاهر شود. هنگام که کاربر بخواهد کشوری را انتخاب کند به جای تایپ نام کشور برای هر رکورد فقط باید از فهرست ثابت انتخاب کند.
حال شما قادر به شناسایی انواع داده های موجود در اکسس می باشید و با نوع عملکرد آن ها آشنا هستید و تا حدودی قار به ایجاد جدول هستید ولی یک نکته در این جا باقی مانده و آن خصوصیت انواع فیلدها می باشد که موضوع درس آینده ما را تشکیل می دهد که موضوعی جالب می باشد پس تا درس بعدی منتظر بمانید.
سلام یه سوال داشتم
البته من خودم اکسس کار نکردم ، سوالم مربوط به یکی از دوستام میشه.
توی اکسس یه جدول داریم که هزارتا رکورد داخلشه .
میخوام یه گزارش برای نمایش تعداد افرادی با مشخصه خاص بگیرم.
و این کار را هم کردم.
ولی وقتی از بین ۱۰۰۰تا اسم و فامیل ۲۰ تای مورد نظرمون را نمایش میده با شماره آیدی اونا را نشون میده
ولی من میخوام بجای شماره آیدی اونا را به ترتیب شماره گذاری کنه مثلا ۱و۲و۳و۴و۵و. . . و۱۹و۲۰
باید چیکار کنم ؟؟؟؟
اگر میشه به صورت کامل توضیح بدید(من خیلی مبتدی هستم)
خیلی ممنون از لطفتون